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遠端居家工作(WFH)的溝通/會議/團隊協作│GEORGE

Covid-19疫情在台灣三級警戒至今已有1個月了,回想過去在公司內部,同仁互動溝通非常容易,稍微移動一下位置或是到會議室,就可以開始展開溝通與會議;當各家企業開始實施分流上班居家工作後,才真正發現遠端居家工作在溝通上,是多麼麻煩與耗時的一件事。

雖然坊間免費溝通視訊的軟件很多,如Zoom/騰訊會議/Microsoft Teams/Google Meet/Cisco Webex等,但是都沒有比線下面對面來的有溫度與明確。以下就是針對遠端居家工作,做了一些整理與建議供讀者們參考。

居家工作有幾個優/缺點:

  1. 優點:
    1. 可省下上下班通勤時間
    2. 工作時間容易掌握也比較輕鬆自在
    3. 自主管理
  2. 缺點:
    1. 耗費在來回溝通的時間太多
    2. 會有許多干擾(若小孩、家人也在家)
    3. 無法得到資深人員或主管的及時協助
    4. 對新人而言,沒人手把手教容易導致工作效能不彰
    5. 居家工作有太多的誘惑
    6. 辦公區塊不夠寬敞獨立
    7. 工作與生活時間容易混淆

如何改善在家中工作的缺點:

  1.  必須在家中騰出一個專門工作的區塊(絕對不能在臥房)。
  2. 居家工作的場域盡可能是明亮的感覺,不要放置食物或電視在旁邊。
  3. 要設定上下班提醒時間,比如上午9點上班、中午12點午餐、下午1點半工作、傍晚6點下班。
  4. 善用公司的資料庫系統
  5. 找出自己工作中的高回報時段/固定會議時間/低回報時段,以便提升自我工作效率。
  6. 設定每天工作的重要目標(to do list),以及輕重緩急的安排。
  7. 在家工作的穿著盡可能跟正常上班一樣,切勿穿睡衣工作。

管理者的遠端工作管理要點:

  1. 建立部門重要事項的SOP,尤其是彼此摩擦最大會發生的協作問題。
  2. 建立新人工作手冊與資料庫系統。
  3. 建立有效的會議與工作模式,團隊成員能夠同步分享工作進度、避免猜疑。

遠端溝通技巧

在遠距工作中最大的成本就是「溝通中的等待」,有時等待的時間,反而都夠你把原先的事情都做完了。而要減少來回溝通的頻率,就是在遠距工作時,盡量不要用一問一答方式進行;最好能將一個議題提供選項或是用是非題讓對方回答,這樣可以避免來回溝通與等待的時間。

企業裡的知識庫建立可以包括公司的作業流程請假流程請款流程新人上手指南工作手冊客戶購買/出貨流程售後服務流程等,都可以建立一套知識庫系統裡,來減少重覆詢問、提升整體工作效能。

線上溝通中要注意語氣多點友善,因為在線下面對面時,可以看到對方的肢體動作與表情,當改成線上交流時,可能是透過聊天軟體,有時在多方溝通時,會缺乏上下連貫性以及缺乏溫度的表達,可能就會將平鋪的文字,自我做扭曲,進而產生關係的惡化或誤解,這點要特別注意。

尤其是針對外部客戶或是內部同仁間如果不是很熟悉,若過於直接的反饋,有時候會給別人帶來敵意,進而產生沒有效率的工作。

遠端會議

遠端會議的目的,不適合來做腦力激盪逐一發表的,而是要來作重要事項的交流決議表決的。為讓會議有效,在開會之前每個人必須準備幾個可能解決的方案,盡可能在會議中找出潛在的問題有效的表決共識與妥協、並組合彼此的方案,統合成一個有效的成果。

一個有效的線上會議盡可能不要超過30分鐘,因為時間過長,大家的注意力就開始會渙散;用PPT簡報的張數也不適合太多,盡可能控制在10張以內

遠端線上會議可以分幾類:

  1. 部門或小組固定週會,每次會議不超過30分鐘(也可改成寫日報或週報方式呈現)。
  2. 跨部門主管會議:由高階主管和老闆的會議,時間盡可能控制在45分鐘以內。(通常會是以周會或月會方式進行)
  3. 全體員工會議:盡可能透過email或公司系統發布重要訊息。

遠端工作管理者的角色

在遠距團隊管理方面,盡可能讓團隊成員塑造成是“自己管理自己”或者是讓”制度管理所有人”的方式進行。因為在遠距工作中,經理(主管)的任務無法像過去在公司一樣,容易一對一的溝通或監看事情的進度,他比較像是一個任務的分派者流程的引導者

一個部門主管在遠距工作中有幾項重要任務:

  1. 讓團隊聚焦在主要的事物中正常運行。
  2. 主持有效率的會議或透過日報/週報方式、協助排除困難、跟催工作進度。
    3.協助提升團隊工作效率。
  3. 適時關心與鼓勵團隊成員。

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