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職場管理與溝通的藝術系列02.自我管理:工作管理│TIM

各位好朋友們,我是你職場的好朋友TIM,今天要來跟大家聊聊自我管理這一部分。

職場,就是一個競合的環境,它既競爭又合作,那我們如何在職場中能夠有一個良好的發展,自我管理絕對是一門重要的功課,香港首富李嘉誠曾經說過要做一個成功的管理者,首先要知道自我管理。

的確,在職場中獲得成就的人,不是他們的資質有多麼的好,而是他們懂得自我管理。通過自我管理,我們可以對自己的工作有更多的控制權,同時也就會承擔更多的責任,接下來我跟大家分享如何做好自我管理。

自我管理,我歸納了幾個面向,分別是工作管理、情商管理、學習管理與價值管理,今天我首先來跟大家談談工作管理這個部分:

什麼是工作管理?

在現在的職場裡,我們被賦予的工作越來越多元,我想大家一定很有感,不只是自己負責的工作,還有臨時被分派的工作需要協助,但我們的時間並不會因此而增加,所以怎麼去善用及分配工作時間,是我們每一位在職場工作的夥伴需要去學習的。

一、準備的功夫

工作前的準備與規劃絕對是很重要的,因為有了事前規劃,你知道有那些任務要完成,就算有突發性工作需要分神,但至少你今天的工作是有一個方向的。

你可以將你的工作立一個清單,每個工作大項可以再切割細項,從這過程中你可以檢視工作項目裡那些是需要優先完成,且難度較高的,我個人建議從最重要、難度較高的開始作,因為難度較高的工作也較花費時間。完成後其他的工作對你就比較有餘裕的時間去處理它。

二、找出你自己的做事風格

在工作中每個人思考、學習、溝通、處理信息以及做決策的方式都不太相同,工作上有效率的時間也不盡相同,或許是一早、也或許是午後,了解自己的工作習性後,再調整Schedule,相信工作起來就會事半功倍。

三、一次只做一件事

為什麼我覺得這件事這麼重要,因為我在職場中看過太多事情做到一半就把事情放在一旁,然後去做一件完全不相干的工作事務。這對工作管理來說是個忌諱,因為這樣一天下來,你會發現什麼工作都沒完成,所以盡量養成開始做一件事就把他做完的習慣,當你一件一件完成的時候,看著清單上的項目一條一條的被劃掉,這不是也挺有成就感的嗎?

四、善用工具找出自己的工作模式

在這裡我提供一個我個人覺得挺實用的一個表格Productivity Planner,結合番茄鐘一起使用,可以讓你關注工作事項的累積時間,而且他簡單好用,幫你把時間投注在最能創造你的價值的事情上。

一開始你先就今天要做的工作、思考一下輕重緩急,之後填入今天最重要的工作,接著填入次要的工作及額外的任務。但重點是一定要先依序完成上面的清單,才做下面清單的工作。

再來我們在左方空格填入預設完成的時間量,例如我今天預想在這件事情上起碼要三個番茄鐘時間(這部分大家可以去參考一下番茄鐘工作法)。之後實際花了多少時間來做這件事,就在右方圓圈打勾,最後我總共花了四個番茄鐘時間做這件工作。

在表格的下半部,設計了一個類似備註的欄位,讓我們寫下有關工作相關的紀錄或是待解決的問題,一般我還會記錄工作主項理的細項。最後,你可以為自己評個分數。

當然,你可以依據這個表格架構修改成適用於你自己風格的工作表單,重點是藉由這工作表單,清楚的依照重要性、難度,依序列出,之後你可以檢視、檢討需要調整之處,此外也可以從中找到工作習性。大家可以一起來試試看

五、給自己一點時間與空間

在職場中免不了會遇到臨時或同事請託的事,如果這些事並不是非常急迫的事,請勇敢說不,並委婉地跟同事溝通你目前有非常重要且需立即完成的工作,真的需要幫忙,可以等你工作告一段落後再作協助,這很重要,我們在職場中往往為了人情事故,有時讓自己的工作效率無法產出。

此外,email、line、wechat…..許多的通訊軟體常常打斷我們的工作節奏,是的,沒錯,這些訊息讓我們從現在的工作上分心、打斷了現在的工作。一旦從現在正在進行的工作抽離,要回頭繼續工作,就要花費更多時間的浪費,這其實非常划不來。

所以給你自己排一個適當的時間集中處理訊息,你會發現整天的工作效率會有所提升。

六、給自己休息時間

雖然是老生常談,不過每一段工作後適度的休息,讓自己的思緒沉澱整理一下,對維持工作的效率是有絕對的幫助。

有一家DeskTime 是一家用軟體追蹤人們桌面活動的公司,根據 DeskTime 公司對職場中10%最高效人員所做的調查,發現他們平均每工作52分鐘,就讓自己休息17分鐘。當然,每個人的工作情況都有所不同,也許每工作52分鐘就休息17分鐘,這並不一定適合你。但這是一個很好的參考,至少讓你知道規律並頻繁的休息,有助於保持你的工作效率。

「游刃有餘」來自有效的工作管理

俗話說:時間就是金錢,但是時間是無法管理的,不過在有限的時間裡,我們可以作好工作管理,工作管理在職場中是一個非常重要的軟實力,當我們能做好了工作管理,做事效率就可以大幅提升,你就可以把資源與時間分配在真正重要的事情上。

我們今天先聊到這邊,下回我們來聊聊下一個自我管理的面向,也就是「情商管理」,情緒智商是一個足以決定關鍵局勢的重點。

我是你職場的好朋友Tim,期待與你下次再見。

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